dpwpkbjateng.id – Komisi A DPRD Jateng melakukan kegiatan fungsi pengawasan dengan melaksakan kunjungan kerja di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surakarta beberapa waktu lalu.
H. Mukafi Fadli, Wakil ketua komisi A DPRD Jateng menyebutksn bahwa pengelolaan kearsipan tidak bisa dianggap remeh, dari pengelolaan arsip akan menentukan konsep serta bentuk hukum dari sebuah lembaga atau badan pemerintah.
“Ngurus arsip kelihatannya sepele, tapi ternyata tidak semudah itu. Penyelenggaraan pemerintah dimanapun tidak ada yang lepas dari kearsipan. MoU atau kerja sama pasti dilalui dan menghasilkan arsip. Maka dari itu kearsipan terdokumentasi secara maksimal,” ucap Mukafi, anggota DPRD Prov Jateng FPKB Dapil 6 (Sragen, Karanganyar dan Wonogiri).
Menurut Mukafi, saat ini komisi A DPRD Jateng sedang fokus dalam penyusunan materi Raperda Penyelenggaraan Kearsipan. Perda lama yang sudah satu dekade ini perlu ada revisi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat menjadikan pengelolaan kearsipan juga harus menyesuaikan.
“Kami melakukan kunjungan kerja ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surakarta ini tentu ingin mendapatkan masukan untuk menyempurnakan Perda Kearsipan,” ungkap politisi PKB ini.
Kunjungan ke dinas kearsipan Surakarta salah satunya karena ingin berbagi pengalaman mekanisme pengelolaan arsip, dimana di Surakarta banyak arsip kuno yang masih terdokumentasi dengan sangat baik termasuk milik Kasunanan Surakarta dan Mangkunegara.
“Banyak dokumen bersejarah di Surakarta ini, misalnya berbicara Surakarta tidak lepas dari sejarah keberadaan Kasunanan dan Mangkunegara,” ungkap Mukafi.
Lebih lanjut Mukafi Fadli menegaskan saat ini dunia terus berkembang, keberadaan arsip digital dan elektronik harus dikelola dengan baik.
“Era digital yang semakin berkembang saat ini memengaruhi cara penyimpanan dan pengarsipan informasi. Pencatatan, penggandaan, pengelompokan, penyimpanan, hingga perawatan arsip kini harus mengikuti perkembangan teknologi. Ada banyak keunggulan yang bisa kita dapatkan dari pengarsipan digital ini,” Ujarnya.
Menjawab itu semua, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surakarta, Arif Handoko mengakui pengelolaan kearsipan perlu ketelatenan, keuletan dan perhatian yang besar. Pihaknya termasuk arsiparis yang mengelola arsip harus senantiasa jeli.
“Kami di Dispersip ini menjadi pihak terakhir dalam pengelolaan arsip. Bila arsip di OPD tidak ada, maka pencarian terakhir harus ada pada kita. Maka dari itu pengelolaannya harus teliti,” jelasnya.
Pihaknya mengelompokkan pola pengarsipan sesuai dengan lama arsip. Untuk arsip yang berusia kurang dari 10 tahun disimpan di masing-masing OPD. Sedangkan selebihnya harus masuk ke depo arsip yang berada di Jebres.
“Yang tersimpan ini arsip vital. Baik itu MoU, batas wilayah dan sebagainya. Kalau ada ingin menghancurkan atau mendowngrade arsip, kami harus berkonsultasi dengan pihak ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia),” pungkasnya.
(Editor: Henrik) (Kontributor: Irfan Rosyadi)